Procedura zgłoszeń wewnętrznych
- K. Mitraszewski
Procedura zgłaszania ewentualnych naruszeń oraz podejmowania działań następczych
w związku ze zgłoszeniami naruszeń prawa i regulacji obowiązujących w Laboratorium Farmaceutycznym AVENA Sp. z o.o.
przyjęta Zarządzeniem nr 01/09/2024 z dnia 25. 09. 2024 r.
§ 1
Zasady ogólne
1. Niniejsza „Procedura zgłaszania ewentualnych naruszeń oraz podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami naruszeń prawa i regulacji obowiązujących
w Laboratorium Farmaceutycznym AVENA Sp. z o.o.” (dalej: Procedura) określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów naruszeń prawa i procedur obowiązujących w Laboratorium Farmaceutycznym AVENA Sp. z o.o. dotyczących m.in.:
a) zamówień publicznych,
b) korupcji
c) zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
d) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami
e) bezpieczeństwa transportu,
f) ochrony środowiska,
g) zdrowia publicznego,
h) ochrony prywatności i danych osobowych,
i) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
j) ochrony konsumentów,
k) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa
oraz opodatkowania osób prawnych.
2. Fakt dokonywania zgłoszeń w dobrej wierze nie może skutkować działaniami odwetowymi lub innymi niepożądanymi działaniami wobec Sygnalisty,
w szczególności zwolnieniem go z pracy, wykorzystywaniem zależności służbowej Sygnalisty bądź wywieraniem wpływu na osoby, z którymi Sygnalista współpracuje, mogącymi pogorszyć warunki środowiska pracy Sygnalisty.
3. Sygnaliści dokonujący zgłoszenia w złej wierze lub dokonujący zgłoszenia niepoważnego lub zgłoszenia stanowiącego w istocie nadużycie, nie podlegają ochronie przewidzianej w Procedurze.
§ 2
Definicje
Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o:
1. Komisji – rozumie się przez to zespół odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń dotyczących naruszeń oraz prowadzącą postępowania wyjaśniające dotyczące zgłoszeń, składająca się z 2 członków: pracowników działu księgowości . Członkowie Komisji działają wspólnie z tym zastrzeżeniem, że:
a) zgłoszenie może być dokonane wobec jednego z członków Komisji
b) członek Komisji wyłączony jest z prowadzenia sprawy, jeżeli zgłoszenie dotyczy jego osoby
2. Spółce – rozumie się przez to Laboratorium Farmaceutyczne AVENA Sp. z o.o.
z siedzibą w Osielsku
3. Procedurze – rozumie się przez to niniejszą „Procedurę zgłaszania ewentualnych naruszeń oraz podejmowania działań następczych w związku ze zgłoszeniami naruszeń prawa i regulacji obowiązujących w Laboratorium Farmaceutycznym AVENA Sp. z o.o.
4. Sygnaliście – rozumie się przez to osobę zatrudnioną lub współpracującą ze Spółką (np. kontrahenta, praktykanta, członka zarządu, wspólnika) niezależnie od zajmowanego przez nią stanowiska, pełnionej funkcji czy formy zatrudnienia lub współpracy, dokonującą zgłoszenia lub ujawnienia publicznego dotyczącego naruszenia prawa i regulacji obowiązujących w Laboratorium Farmaceutycznym AVENA Sp. z o.o. w kontekście związanym z pracą, w tym także tych powstałych przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.
5. Zgłoszeniu – rozumie się przez to zgłoszenie informacji o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, dokonane przez sygnalistę za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji
6. Działaniu odwetowym – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, które jest spowodowane Zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę Sygnaliście.
7. Zarządzie – rozumie się przez to zarząd Laboratorium Farmaceutycznego AVENA Sp. z o.o.
8. RODO – oznacza to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) ze zmianami.
§ 3
Sposoby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych
1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia drogą elektroniczną na adres e-mail: zgłTen adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
2. W celu sprawnego rozpatrzenia zgłoszenia przez Komisję i skutecznego podjęcia działań następczych zaleca się, aby zgłoszenie zawierało w szczególności:
a) nazwę jednostki organizacyjnej Spółki, której dotyczy zgłoszenie,
b) przybliżony okres występowania naruszenia,
c) dane sygnalisty, którego dotyczy zgłoszenie oraz innych osób, które mają lub mogą mieć z nim związek (obligatoryjnie imię i nazwisko),
d) wszelkie inne informacje mające związek ze zgłoszeniem, w tym ewentualne dokumenty,
e) wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego (np. adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny) zapewniającego zachowanie zasad poufności,
§ 4
Wstępna analiza zgłoszenia
1. Po wpływie zgłoszenia jest ono rozpatrywane zgodnie z zasadami określonymi
w Procedurze, o ile w ocenie Komisji charakter i przedmiot zgłoszenia nie uzasadniają rozpatrzenia go w trybie przewidzianym odrębnymi regulacjami bądź przepisami prawa powszechnie obowiązującego.
2. Komisja potwierdza Sygnaliście otrzymanie zgłoszenia do 7 dni od daty jego wpływu.
3. Po otrzymaniu zgłoszenia Komisja dokonuje wstępnej analizy zgłoszenia pod kątem tego, czy informacje w nim zawarte umożliwiają rozpatrzenie zasadności zgłoszenia,
a gdy zajdzie taka potrzeba, kontaktuje się z sygnalistą.
4. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.
5. Komisja może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w przypadku, gdy:
a) zgłoszenie jest w oczywisty sposób niewiarygodne,
b) niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego,
6. W przypadku otrzymania zgłoszenia dotyczącego członka zarządu Spółki Komisja otrzymująca zgłoszenie niezwłocznie informuje o tym fakcie wspólników Spółki.
7. Jeżeli zgłoszenie pozwala na przeprowadzenie weryfikacji jego zasadności, a ponadto według opisu zgłoszenia zachodzi prawdopodobieństwo wystąpienia nieprawidłowości, następuje wszczęcie postępowania wyjaśniającego.
8. Komisja może rozważyć zaangażowanie w postępowaniu wyjaśniającym przedstawicieli innych komórek organizacyjnych Spółki lub niezależnego konsultanta, o ile w ocenie Komisji wiedza i doświadczenie takich osób mogą być niezbędne
w rozpatrzeniu zgłoszenia.
9. W sytuacji, gdy w ocenie członka Komisji zaistnieją okoliczności, które mogą rzutować na jego bezstronność w ocenie zgłoszenia, może on zawnioskować do członka zarządu o wyłączenie z prac Komisji w prowadzonym postępowaniu wyjaśniającym.
10. W przypadku, w którym zaistnieją okoliczności wskazane w ust. 8 powyżej, członek zarządu może wyznaczyć innego pracownika Spółki na członka Komisji.
§ 5
Rozpatrywanie zgłoszenia
1. Komisja rozpatruje zgłoszenie, podejmuje działania następcze oraz przekazuje informacje zwrotne Sygnaliście bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie
3 miesięcy od dnia wpływu zgłoszenia, chyba że Sygnalista nie podał adresu
do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
2. Komisja dokonuje weryfikacji zasadności zgłoszenia w postępowaniu wyjaśniającym w oparciu o obowiązujące w Spółce regulacje wewnętrzne oraz informacje uzyskane
od komórek organizacyjnych Spółki z uwzględnieniem rodzaju i charakteru zgłoszenia oraz z zastrzeżeniem zachowania zasad poufności.
3. W przypadku gdy zajdzie taka konieczność, Komisja może wzywać na posiedzenie pracowników lub współpracowników, którzy mogą mieć związek lub jakąkolwiek wiedzę w zakresie zgłoszenia, lub Sygnalistę, w celu złożenia wyjaśnień. Komisja może wzywać te osoby do udostępnienia dokumentów niezbędnych do rozpatrzenia sprawy.
4. Posiedzenia Komisji są każdorazowo utrwalane w formie notatki służbowej,
a wyjaśnienia składane przez osoby wezwane są utrwalane w formie protokołu.
5. Po ustaleniu całokształtu stanu faktycznego Komisja podejmuje decyzję
co do zasadności zgłoszenia, a w przypadku zgłoszeń zasadnych wydaje rekomendację o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku
do pracownika lub współpracownika, który dopuścił się naruszenia, oraz rekomendację możliwych działań zapobiegawczych mających na celu wyeliminowanie podobnych
do opisanych w zgłoszeniu naruszeń w przyszłości.
6. Uzgodnione przez Komisję wnioski końcowe zawierają w szczególności opis stanu faktycznego, decyzję odnośnie do zasadności zgłoszenia oraz – w sytuacji zgłoszeń uznanych za zasadne – rekomendację stosownych działań następczych
i zapobiegawczych.
7. W przypadku pozytywnej weryfikacji zasadności zgłoszenia Komisja:
a) przekazuje informację o wyniku postępowania wyjaśniającego do kierującego komórką organizacyjną, w ramach której swoje obowiązki wykonuje pracownik lub sygnalista wskazany w zgłoszeniu albo do nadzorującego członka zarządu w sytuacji, gdy pracownik podlega bezpośrednio członkowi zarządu w celu podjęcia stosownych, następczych działań dyscyplinujących lub naprawczych zawartych w protokole Komisji wobec takiej osoby, przewidzianych właściwym dla danego pracownika regulaminem pracy lub wynikających z indywidulanej umowy o współpracę bądź ogólnie obowiązującymi przepisami prawa
b) w przypadku gdy sygnalista lub osoba wskazana w zgłoszeniu jest członkiem zarządu, Komisja przekazuje informacje o wyniku postępowania wspólnikom Spółki, którzy następnie podejmują odpowiednie działania dyscyplinujące lub naprawcze
c) w terminie 7 dni roboczych od przekazania informacji, o której mowa w pkt a) i b) powyżej, Komisja informuje pracownika lub członka zarządu, któremu zarzuca się dokonanie naruszenia, o dokonanym zgłoszeniu oraz o przeprowadzonej weryfikacji zgłoszenia.
8. W przypadku negatywnej weryfikacji zasadności zgłoszenia i oddalenia podejrzeń w nim zawartych, Komisja przekazuje niezwłocznie sygnaliście oraz pracownikowi bądź członkowi zarządu Spółki, któremu zarzucono dokonanie naruszenia, informację o dokonanym zgłoszeniu oraz o przeprowadzonej weryfikacji zgłoszenia. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczyło członka zarządu Spółki, informację o zakończonym postępowaniu wyjaśniającym oraz jego wyniku przekazuje się do wspólników Spółki.
§ 6
Zakaz działań odwetowych
1. Jakiekolwiek środki represji, dyskryminacji lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania wobec działającego w dobrej wierze sygnalisty dokonującego zgłoszenia, będą traktowane jako poważne naruszenie zasad Procedury i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy łączącej pracownika
lub współpracownika ze Spółką lub zakończeniem współpracy, a także mogą rodzić odpowiedzialność materialną, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
2. Za ochronę osoby dokonującej zgłoszenia, w szczególności, gdy nastąpiło ujawnienie tożsamości, odpowiada Komisja, która jest zobowiązana reagować na wszelkie przejawy potencjalnych działań odwetowych związanych z sygnalistą i dokonanym zgłoszeniem.
3. Sygnalista, który dokonał zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, doświadczył jakichkolwiek działań odwetowych, dyskryminacji lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania, powinien niezwłocznie powiadomić o zaistniałej sytuacji Komisję. Jeżeli analiza informacji potwierdzi zarzuty takiego powiadomienia, Komisja podejmuje odpowiednie działania, zgodnie ust. 1 powyżej, mające na celu ochronę sygnalisty.
§ 7
Prowadzenie rejestru zgłoszeń
1. Każde przyjęte zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń.
2. Za prowadzenie rejestru zgłoszeń odpowiada dział księgowości.
3. Rejestr zgłoszeń powinien zawierać co najmniej:
a) dane kontaktowe sygnalisty
b) wszystkie informacje i dokumenty związane z dokonanym zgłoszeniem
c) przebieg procesu analizy i rozpatrywania zgłoszenia, utrwalone w formie pisemnej
d) dane odnośnie osób biorących udział w procesie analizy i rozpatrywania zgłoszenia
e) informacje o podjętych decyzjach i zastosowanych działaniach następczych i zapobiegawczych
4. Rejestr zgłoszeń jest prowadzony przy zachowaniu zasad poufności, a informacje i dokumenty są w nim przechowywane przez co najmniej 5 lat.
§ 8
Tryb dokonywania zgłoszeń zewnętrznych
1. Zgłaszający może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
2. Organem centralnym jest Rzecznik Praw Obywatelskich.
3. Organem publicznym przyjmującym zgłoszenia w zakresie zasad konkurencji i ochrony konsumentów jest Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.
4. Organami publicznymi są także inne organy przyjmujące zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń w dziedzinach należących do zakresu działania tych organów.
5. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub w postaci papierowej lub elektronicznej.
6. Zgłoszenie w postaci papierowej lub elektronicznej może być dokonane:
a) w postaci papierowej – pod wskazany przez organ przyjmujący zgłoszenie adres do korespondencji;
b) w postaci elektronicznej – pod wskazany przez organ przyjmujący zgłoszenie adres poczty elektronicznej.
7. Zgłoszenie ustne może być dokonane:
a) telefonicznie za pomocą nagrywanej infolinii;
b) na wniosek zgłaszającego – podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w siedzibie organu przyjmującego zgłoszenie w wyznaczonym terminie, nie dłuższym niż 7 dni, liczonych od dnia złożenia wniosku.
§ 9
Klauzula informacyjna RODO
Zgodnie z art. 13 RODO informujemy, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Laboratorium Farmaceutyczne AVENA Sp. z o.o. z siedzibą w Osielsku, ul. Leśna 42, 86-031 Osielsko, wpisana
do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, ul. Toruńska 64a, 85-023 Bydgoszcz pod numerem KRS 0000642198, NIP 5540473986, REGON 090047402, określana też dalej jako „Spółka”.
2. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji obowiązków ciążących na Administratorze zawartych w niniejszej Procedurze w związku z przetwarzaniem danych zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym.
3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w powyższym zakresie zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c) RODO w związku z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.
4. Posiada Pani/Pan prawo do żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
5. Pani/Pana dane osobowe zawarte w zgłoszeniu będą przetwarzane przez okres 5 lat od zakończenia postępowania wyjaśniającego.
6. Co do zasady Pani/Pana dane osobowe są zachowane w poufności, mogą być ujawnione uprawnionym podmiotom w związku z weryfikacją zgłoszenia, a także za Pani/Pana zgodą, w trybie określonym przez obowiązujące przepisy prawa.
7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak brak ich podania może skutkować brakiem możliwości przyjęcia zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych.
8. Wszelkie pytania odnośnie ochrony danych, a także wnioski odnoszące się do wykonania przysługujących Pani/Panu praw prosimy kierować na adres e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. albo na adres naszej siedziby: Laboratorium Farmaceutyczne AVENA Sp. z o.o., ul. Leśna 42, 86-031 Osielsko.
§ 10
Postanowienia końcowe
1. Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury odpowiedzialny jest zarząd Spółki.
2. Członek zarządu, nie rzadziej niż raz na rok, przekazuje wspólnikom Spółki, informacje o wszystkich zgłoszeniach.
3. Zarząd Spółki informuje pracowników Spółki o wejściu w życie Procedury oraz o jej zmianach.
4. Przeglądy niniejszej Procedury wykonywane są nie rzadziej niż raz na rok.
5. Procedura wchodzi w życie 25.09.2024 r. - tego dnia następuje podanie jej do wiadomości pracownikom Spółki w sposób zwyczajowo przyjęty tablica ogłoszeń, za pośrednictwem służbowego e-maila), oraz na stronie internetowej www.avena.com.pl.